Identification de la fonction

Code de la fonction : VBFBSA012

Niveau: B

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Offrir une assistance administrative et organisationnelle à un ou plusieurs membres de la direction

afin de

contribuer de manière confidentielle au bon déroulement des activités quotidiennes d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s).

 

Finalités

En tant que

assistant

coordonner des activités administratives, budgétaires, juridiques et/ou de planification

afin de

soutenir un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s) et de permettre un fonctionnement efficace.

 

Exemples de tâches

• veiller au déroulement des réunions (documents, PV, présentations, signataires…)

• répondre aux questions et aux plaintes adressées à un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)

• se charger de la correspondance d'un ou plusieurs membres de la direction afin de gérer au mieux leurs contacts

• assurer le suivi de plusieurs dossiers spécifiques afin de réduire la charge de travail du membre de la direction

• préparer des communications au nom d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)

 

En tant que

organisateur

intervenir dans la gestion et la planification d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)

afin de

faciliter le fonctionnement global de la direction, du service ou du/de la responsable.

 

Exemples de tâches

• organiser l’agenda d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)

• organiser des réunions, des colloques

• contribuer à l’organisation d’événements et séminaires

• organiser les déplacements

• réserver et prévoir le matériel logistique pour le service

 

En tant que

gestionnaire de données

organiser les informations, données et documents pertinents

afin de

assurer un accès rapide et efficace à des informations/connaissances de qualité à l’organisation, à la/aux direction(s) ou au(x) service(s).

 

Exemples de tâches

• augmenter l’accessibilité des informations, données et documents

• stocker de façon sécurisée et pérenne des informations, données et documents

• mettre à jour les bases de données sur le contenu et/ou sur la forme

• contrôler la qualité et l’accessibilité des documents, dossiers ou informations classés

 

En tant que

personne de contact

organiser les relations internes et externes pour un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s)

afin de

les soutenir dans leur démarche.

 

Exemples de tâches

• accueillir les visiteurs

• répondre aux demandes de renseignements, aux questions et aux plaintes

• orienter vers les personnes et les services spécialisés

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer ses connaissances

afin de

proposer des améliorations concrètes au fonctionnement d’un(e) ou plusieurs direction(s), service(s) ou responsable(s).

 

Exemples de tâches

• suivre des formations, des séminaires, sur la matière

• proposer des améliorations

• partager des connaissances et des astuces avec les collègues

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur, responsable de service	demande de dossiers, demande de RDV, demande d'organisation de réunion/événement	oralement, par écrit	quotidiennement
autres services	dossiers, prise de RDV	oralement, par écrit	quotidiennement
intervenants externes, visiteurs	demandes de RDV, informations	oralement, par écrit	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur, responsable de service	informations, problèmes, suggestions d’améliorations	oralement, par écrit	quotidiennement
autres services	échange d’informations	oralement, par écrit	quotidiennement
intervenants externes, visiteurs	informations	oralement, par écrit	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable de service ou le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• obtenir des informations supplémentaires

• ses propres activités à court terme (contrôle régulier)

• la gestion des imprévus

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui s’écarte des procédures normales et des directives spécifiques prévues pour la fonction

• les communications et la gestion des dossiers importants

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• procédures et directives des services/directions

• lignes de conduite en matière de communication interne et externe

 

Quelles innovations

• proposer, de manière proactive, des améliorations aux procédures, techniques et méthodes existantes

 

Sur base de quel cadre de référence

• connaissance des procédures/directives liées à son domaine de responsabilités

• sa propre expérience

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.