Identificatie van de functie

Functiecode : VBFBSA012

Niveau: B

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Administratieve en organisatorische bijstand verlenen aan een of meerdere directieleden

teneinde

op vertrouwelijke wijze bij te dragen tot het correcte verloop van de dagelijkse activiteiten van een of meerdere directies of diensten.

 

Resultaatgebieden

Als

assistent

administratieve, budgettaire, juridische en/of planningsactiviteiten coördineren

teneinde

een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken te ondersteunen en een efficiënte werking mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken

• toezien op het verloop van de vergaderingen (documenten, PV’s, presentaties, signataires,...)

• beantwoorden van de vragen en klachten gericht aan een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken

• zorgen voor de briefwisseling van een of meerdere directieleden om hun contacten zo goed mogelijk te beheren

• instaan voor de opvolging van verschillende specifieke dossiers om de werklast van het directielid te beperken

• voorbereiden van communicaties in naam van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken

 

Als

organisator

tussenkomen in het beheer en de planning van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken

teneinde

de globale werking van de directie, dienst en/of verantwoordelijke te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken

• organiseren van de agenda van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken

• organiseren van vergaderingen, colloquia

• bijdragen tot de organisatie van evenementen en seminaries

• organiseren van verplaatsingen

• reserveren en ter beschikking stellen van het logistieke materiaal voor de dienst

 

Als

gegevensbeheerder

relevante informatie, gegevens en documenten organiseren

teneinde

te zorgen voor een snelle en efficiënte toegang tot kwaliteitsvolle informatie/kennis voor de organisatie, directie(s) of dienst(en).

 

Voorbeelden van taken

• verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, gegevens en documenten

• informatie, gegevens en documenten op beveiligde en toekomstbestendige wijze opslaan

• bijwerken van de databanken wat betreft de inhoud en/of de vorm

• controleren van de kwaliteit en de toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie

 

Als

contactpersoon

de interne en externe relaties organiseren voor een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken

teneinde

hen te ondersteunen in hun stappen.

 

Voorbeelden van taken

• ontvangen van bezoekers

• beantwoorden van vragen om inlichtingen, vragen en klachten

• doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en diensten

 

Als

kennisbeheerder

de eigen kennis uitbreiden

teneinde

concrete verbeteringen voor te stellen voor de werking van een of meerdere directies, diensten of verantwoordelijken.

 

Voorbeelden van taken

• volgen van opleidingen, seminaries over de materie

• voorstellen van verbeteringen

• delen van kennis en tips met de collega’s

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur, verantwoordelijke van de dienst	aanvraag van dossiers, aanvraag van afspraken, aanvraag voor de organisatie van een vergadering/evenement	mondeling, schriftelijk	dagelijks
andere diensten	dossiers, inplannen van afspraken	mondeling, schriftelijk	dagelijks
externe betrokkenen, bezoekers	aanvraag van afspraken, informatie	mondeling, schriftelijk	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur, verantwoordelijke van de dienst	informatie, problemen, suggesties voor verbeteringen	mondeling, schriftelijk	dagelijks
andere diensten	uitwisseling van informatie	mondeling, schriftelijk	dagelijks
externe betrokkenen, bezoekers	informatie	mondeling, schriftelijk	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd of de directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• verkrijgen van bijkomende informatie

• de eigen activiteiten op korte termijn (regelmatige controles)

• het beheer van onvoorziene omstandigheden

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• al wat afwijkt van de normale procedures en de specifieke richtlijnen opgesteld voor de functie

• de communicatie en het beheer van belangrijke dossiers

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• procedures en richtlijnen van de directies/diensten

• richtlijnen inzake interne en externe communicatie

 

Welke vernieuwingen

• proactief verbeteringen voorstellen voor de bestaande procedures, technieken en methodes

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• kennis van de procedures/richtlijnen in verband met het eigen verantwoordelijkheidsdomein

• de eigen ervaring

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.