|
Attaché facility – chef d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : LOLO-A1L2-0001
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner l'équipe Facility
afin de
avoir accès en temps utile aux ressources matérielles nécessaires pour fournir des services de qualité et contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels et logistiques du service.
Finalités
En tant quecoordinateur
- coordonner les activités de l'équipe Facility et assurer les ressources logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation
afin de
- contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service.
Exemples de tâches
- veiller à ce que les bâtiments et leurs équipements soient entretenus en permanence
- contrôler la qualité et l'exécution des tâches dans les délais impartis et procéder aux ajustements nécessaires
- superviser et contrôler les travaux réalisés par des entreprises externes ou par les équipes internes
- participer à l'élaboration des cahiers des charges
En tant que
expert
- conseiller et optimiser les ressources logistiques nécessaires
afin de
- contribuer au fonctionnement optimal de l'organisation.
Exemples de tâches
- analyser les besoins des services et formuler un conseil
- préparer le budget de fonctionnement des installations
- donner des conseils sur les rationalisations et les économies nécessaires
- donner des conseils sur des dossiers complexes (achats) au niveau technique, budgétaire et administratif
En tant que
dirigeant
- coordonner les activités à court terme de l'équipe Facility
afin de
- atteindre les objectifs opérationnels du service.
Exemples de tâches
- donner des lignes directrices en matière de comportement et des objectifs clairs aux collaborateurs
- distribuer et coordonner les activités
- répartir les compétences des collaborateurs lors de la composition des équipes
- suivre et corriger les résultats
- organiser des réunions d’équipe
En tant que
coach
- motiver et guider les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes
afin de
- contribuer à leur développement et à leur bien-être mental et leur donner la possibilité de faire autant de progrès que possible.
Exemples de tâches
- évaluer la réalisation des objectifs définis
- faire des entretiens individuels avec les collaborateurs, ainsi que discuter les points d’attention et les compétences présentes et à développer
- guider, soutenir et encourager le développement de chaque personne
- donner un feedback constructif sur la manière de fonctionner
- donner aux collaborateurs une meilleure compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses
En tant que
gestionnaire de dossiers
- traiter des demandes complexes et appliquer les lignes directrices et instructions internes, ainsi que superviser l'achèvement des demandes sous la forme requise et dans les délais impartis
afin de
- respecter strictement les obligations et les délais nécessaires.
Exemples de tâches
- évaluer les propositions ayant un impact budgétaire et analyser les dossiers soumis
- demander l'adaptation des dossiers soumis
- demander des documents supplémentaires
- assurer la transmission des dossiers dans les délais impartis
- échanger d'informations avec le Régie des Bâtiments
En tant que
personne de contact interne
- diffuser les instructions et pratiques nécessaires au sujet de facilities
afin de
- veiller à ce que les services concernés, les collaborateurs des services et l'organisation elle-même suivent une méthode de travail uniforme.
Exemples de tâches
- mettre à jour et diffuser des statistiques sur l'Economat (p. ex. les coûts de gestion)
- diffuser les procédures et les instructions de travail
- représenter le service et entretenir des relations avec les clients et les partenaires internes et externes
- interpréter et communiquer les lignes directrices au sein de l'organisation
En tant que
gestionnaire de connaissances
- le suivi de la jurisprudence, de la législation et de la réglementation concernant le Facility Management et les marchés publics
afin de
- améliorer en permanence le fonctionnement de l'équipe.
Exemples de tâches
- suivre les derniers développements législatifs dans le domaine
- consulter la littérature professionnelle
- communiquer les connaissances acquises aux collaborateurs et aux parties prenantes
- participer à des formations et à des projets internes dans le domaine de facilities, à des colloques externes et à des groupes de réflexion
Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable du service Facility
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.