Identification de la fonction

Code de la fonction : LOLO-A1L2-0001

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner l'équipe Facility

afin de

avoir accès en temps utile aux ressources matérielles nécessaires pour fournir des services de qualité et contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels et logistiques du service.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner les activités de l'équipe Facility et assurer les ressources logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service.

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les bâtiments et leurs équipements soient entretenus en permanence

• contrôler la qualité et l'exécution des tâches dans les délais impartis et procéder aux ajustements nécessaires

• superviser et contrôler les travaux réalisés par des entreprises externes ou par les équipes internes

• participer à l'élaboration des cahiers des charges

 

En tant que

expert

conseiller et optimiser les ressources logistiques nécessaires

afin de

contribuer au fonctionnement optimal de l'organisation.

 

Exemples de tâches

• analyser les besoins des services et formuler un conseil

• préparer le budget de fonctionnement des installations

• donner des conseils sur les rationalisations et les économies nécessaires

• donner des conseils sur des dossiers complexes (achats) au niveau technique, budgétaire et administratif

 

En tant que

dirigeant

coordonner les activités à court terme de l'équipe Facility

afin de

atteindre les objectifs opérationnels du service.

 

Exemples de tâches

• donner des lignes directrices en matière de comportement et des objectifs clairs aux collaborateurs

• distribuer et coordonner les activités

• répartir les compétences des collaborateurs lors de la composition des équipes

• suivre et corriger les résultats

• organiser des réunions d’équipe

 

En tant que

coach

motiver et guider les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes

afin de

contribuer à leur développement et à leur bien-être mental et leur donner la possibilité de faire autant de progrès que possible.

 

Exemples de tâches

• évaluer la réalisation des objectifs définis

• faire des entretiens individuels avec les collaborateurs, ainsi que discuter les points d’attention et les compétences présentes et à développer

• guider, soutenir et encourager le développement de chaque personne

• donner un feedback constructif sur la manière de fonctionner

• donner aux collaborateurs une meilleure compréhension de leurs forces et de leurs faiblesses

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

traiter des demandes complexes et appliquer les lignes directrices et instructions internes, ainsi que superviser l'achèvement des demandes sous la forme requise et dans les délais impartis

afin de

respecter strictement les obligations et les délais nécessaires.

 

Exemples de tâches

• évaluer les propositions ayant un impact budgétaire et analyser les dossiers soumis

• demander l'adaptation des dossiers soumis

• demander des documents supplémentaires

• assurer la transmission des dossiers dans les délais impartis

• échanger d'informations avec le Régie des Bâtiments

 

En tant que

personne de contact interne

diffuser les instructions et pratiques nécessaires au sujet de facilities

afin de

veiller à ce que les services concernés, les collaborateurs des services et l'organisation elle-même suivent une méthode de travail uniforme.

 

Exemples de tâches

• mettre à jour et diffuser des statistiques sur l'Economat (p. ex. les coûts de gestion)

• diffuser les procédures et les instructions de travail

• représenter le service et entretenir des relations avec les clients et les partenaires internes et externes

• interpréter et communiquer les lignes directrices au sein de l'organisation

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

le suivi de la jurisprudence, de la législation et de la réglementation concernant le Facility Management et les marchés publics

afin de

améliorer en permanence le fonctionnement de l'équipe.

 

Exemples de tâches

• suivre les derniers développements législatifs dans le domaine

• consulter la littérature professionnelle

• communiquer les connaissances acquises aux collaborateurs et aux parties prenantes

• participer à des formations et à des projets internes dans le domaine de facilities, à des colloques externes et à des groupes de réflexion

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
départements internes, services	échanger, convaincre		quotidien
Régie des Bâtiments	échanger		ad hoc
fournisseurs	échanger, rapporter		quotidien
responsable du service Facility	rapporter		quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
départements internes, services	échanger, convaincre		quotidien
Régie des Bâtiments	échanger		ad hoc
fournisseurs	échanger, convaincre		quotidien
responsable du service Facility	rapporter		quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du service Facility

 

La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• les décisions opérationnelles de routine

• conseils opérationnels aux clients

• proposer à la ligne hiérarchique de nouveaux outils, procédures,... ou leur amélioration

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des décisions ayant un impact sur l'organisation

• des décisions opérationnelles complexes

• des modifications des priorités

• des modifications ou améliorations des procédures

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

 

Quelles innovations

• améliorer l'organisation du travail au sein de l'équipe

• amélioration des processus et des procédures dans le domaine du Facility Management

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.