Identificatie van de functie

Functiecode : DBB119

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

In het kader van het stimuleren van de invoering en het verder uitwerken van een goed intern beheerssysteem in de federale overheidsdiensten, ondersteuning verlenen aan de specialist en/of expert managementondersteuning op (en/of) administratief, organisatorisch, inhoudelijk en beleidsvlak

teneinde

bij te dragen tot het bereiken van de doelstellingen van de dienst, nl. een kenniscentrum worden naar de andere FOD's toe op het gebied van interne controle, interne audit, kwaliteitscontrole, risico-inschatting; alsook de verantwoordelijken binnen de andere FOD's te faciliteren bij de ontwikkeling hiervan.

 

Het ontwikkelen van de nodige netwerken, alsook kennis en vaardigheden, nieuwe methoden en/of technieken die bruikbaar kunnen zijn voor de optimalisering van bestaande interne controlesystemen binnen de andere organisaties

teneinde

een erkend aanspreekpunt te worden binnen de federale overheid en de parastatale instellingen; alsook de netwerken voor nieuwe informatie en ontwikkelingen in de privé-sector en de universiteiten op een adequate uit te bouwen of te verbeteren.

 

Resultaatgebieden

Als

projectmedewerker

het mee helpen ontwikkelen, organiseren en stimuleren van dossiers die betrekking hebben op interne controle en beheerscontrole m.b.t. zowel het budgettaire als het operationele vlak

teneinde

de verschillende instrumenten (die door de dienst worden aangeboden) te optimaliseren en/of verder te ontwikkelen. Dit moet ertoe bijdragen dat de elementen die aangeboden worden tot resultaat hebben dat zij door de initiatiefnemers ook op een zo optimaal mogelijk mannier kunnen gebruikt worden, rekening houdend met de klantvriendelijkheid en de complexiteit. Met als einddoel het optimaliseren van de communicatie, de processen, de procedures van de beheerscontrole (en audit) in hun organisatie.

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van reeds bestaande templates, methoden en technieken

• het onderhouden en verder uitbouwen van het netwerk met vertegenwoordigers voor interne controle bij de verschillende FOD's

• het verzamelen en zoeken van goede praktijken

• het desgevallend opvolgen van beslissingen, het mee helpen coördineren van secretariaatswerk

• het mee helpen ontwikkelen van presentaties en het mee helpen verwerken van resultaten in rapporten

 

Als

contactpersoon

het verzamelen van informatie en het bevorderen van de interne en externe communicatie; een aanspreekpunt zijn naar andere FOD's en POD's toe, zowel om informatie te verspreiden als om informatie te verzamelen,

teneinde

de medewerkers en diensten te ondersteunen in het realiseren van hun opdrachten, zijnde het ingang laten vinden en/of het optimaliseren van een intern controlesysteem, een beheerscontrolesysteem en een interne audit binnen de federale overheidsdiensten; alsook een voorbeeld te zijn van goede communicatie (transparantie) naar alle betrokken personen om de samenwerking en de ondersteuning van de diensten van de FOD B&B naar de andere FOD's toe te optimaliseren.

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen, filteren en doen doorstromen van informatie: binnen de dienst en van binnen naar buiten en vice versa

• het aanspreekpunt zijn voor de stafdiensten en voor andere diensten, in het bijzonder voor de facilitatoren interne controle die bij de andere FOD's zijn aangewezen, alsook de stafdirecteuren B&B

• meewerken aan interne en externe communicatie, het ontwikkelen van relaties, het uitbouwen van netwerken door regelmatig met de verschillende betrokkenen contacten te leggen of informatie uit te wisselen

• rapporteren aan de manager/medewerkers/diensten, evenals het vermelden van de nodige nuances bij bepaalde elementen zoals bijvoorbeeld in welke sfeer en kader zij gerealiseerd werden

• het mee helpen ontwikkelen van boekjes met onderwerpen over interne controle, interne audit, risicoanalyse, kwaliteitscontrole, enz. en er mee helpen voor zorgen dat zij door alle ambtenaren in de verschillende overheidsdiensten als nuttige bronnen gekend zijn bij het realiseren van hun beheerssystemen

 

Als

deskundige/specialist

meewerken aan het opstellen van delen van het managementplan en/of de actieplannen en het ontwikkelen van operationele en budgettaire instrumenten m.b.t. de interne controle, risicoanalyse, kwaliteitscontrole, enz.

teneinde

de doelstellingen van de manager of directeur-generaal te helpen bepalen en te bereiken voor wat het toezicht, de opvolging en de communicatie over de verschillende processen betreft waarvoor hij/zij als verantwoordelijke aangesteld is.

 

Voorbeelden van taken

• het verlenen van advies (schriftelijk, mondeling) bij de doelstellingen en processen van de strategische en operationele plannen en/of bij de uitvoering ervan

• het behandelen van dossiers; het verlenen van advies (schriftelijk, mondeling, op vergaderingen), het beantwoorden van vragen (van binnenshuis, de voorzitter van het directiecomité, de beleidscel, buitenstaanders; parlementaire vragen, ...

• het opvolgen van relevante reglementering en/of andere technische aspecten, desgevallend het opstellen van de reglementering, ...

• deelnemen aan projecten, werkgroepen, symposia, congressen, ...

• ondersteunen en assisteren bij de invoering van nieuwe methodes en technieken; alsook hen attent maken op nieuwe tendensen die zich ontwikkelen of over de mogelijke risico's (waarschijnlijkheid en impact)

 

Als

onderzoeker

het opzoeken, analyseren, vergelijken en verslag uitbrengen van bestaande methoden en modellen die van nut kunnen zijn voor de interne controle en beheerscontrole

teneinde

aan de medewerkers en diensten antwoorden en instrumenten te kunnen aanbieden ter ondersteuning bij het realiseren van hun opdrachten en om het uitvoeren van eigen opdrachten te bevorderen. Dit bestaat erin te helpen bij het optimaliseren van besturingsmodellen voor overheidsdiensten en het optimaliseren van hun budgetterings-technieken.

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van bestaande technieken, systemen, modellen en kengetallen die in de verschillende overheidsdiensten gebruikt worden

• het vergelijken van de verschillende resultaten en het evalueren van hun gevolgen m.b.t. de risico's en kwaliteit op operationeel en budgettair vlak

• helpen bij het ontwikkelen van bruikbare controlelijsten die nuttig kunnen zijn voor het optimaliseren en standaardiseren van de interne controle

• het helpen zoeken en ontwikkelen van gebruiksvriendelijke en eenvoudig toepasbare meetinstrumenten voor de verschillende processen

• het nagaan van de correctheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de verschillende gegevens die de basis vormen voor het nemen van beslissingen en het helpen ontwikkelen van de hiervoor noodzakelijke instrumenten

 

Als

raadgever-expert in één of ander domein (juridisch, wetenschappelijk, ...)

het voorbereiden van dossiers en eraan meewerken met anderen

teneinde

er een goede behandeling en uitwerking van te garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• met zijn/haar expertise het nagaan en behandelen van dossiers in samenwerking met anderen

• het opvolgen van de relevante reglementering en/of andere technische aspecten, het desgevallend opstellen van de reglementering, ...

• het opvolgen van technische aspecten, het nagaan van technische dossiers, antwoorden op parlementaire vragen, ...

• deelnemen aan werkgroepen, symposia, congressen, ...

• het actueel houden van de regelgeving (internationaal, Europees, Belgisch, gemeen-schappen en gewesten)

 

Als

kennisbeheerder

het verzamelen, bijhouden en ontwikkelen van goede informatiedossiers bestaande uit omschrijvingen, methoden, technieken, goede praktijken, controlelijsten, templates, enz., die in het kader van de ontwikkeling van goede interne controlesystemen, interne audit en beheerscontrole binnen de verschillende federale overheidsdiensten en parastatalen nuttig kunnen zijn voor een interne of externe medewerker

teneinde

een erkende documentatiedienst te zijn waartoe iedereen zich kan wenden om informatie te verkrijgen die actueel is wat betreft het ontwikkelen van managementplannen, het bepalen van doelstellingen, het leggen van prioriteiten, processen, risico-inschatting, en communicatie hierover naar de medewerkers toe; alsook een informatiebron te zijn waar men inlichtingen kan verkrijgen over wie, waar, op welk gebied ervaring heeft over specifieke elementen van de interne controle of audit opdat de informatie aan elkaar kan doorgegeven of uitgewisseld worden.

 

Voorbeelden van taken

• het opmaken en actueel houden van specifieke deeldossiers m.b.t. de interne controle, risico, interne audit, kwaliteit, toezicht, processen, enz.

• het ontwikkelen en actualiseren van netwerken en contacten voor het doorgeven en uitwisselen van informatie tussen de verschillende betrokken verantwoordelijken en hun medewerkers

• het mee helpen groeien van de verschillende organisaties naar een vorm van autocontrole en hen in contact brengen met vertegenwoordigers van de Inspectie van Financiën, het Rekenhof en eventueel toezichthouders van de Europese Unie

• het opvolgen van de reacties wat antwoorden en gerealiseerde wijzigingen in de werking van de diensten betreft die werden uitgevoerd na opmerkingen van interne of externe auditoren

• het verzamelen van verschillende informaticatoepassingen die gebruikt worden binnen de verschillende overheidsdiensten m.b.t. het optimaliseren van hun beheerscontrole, interne controle, risico-inschatting, interne audit en kwaliteitscontrole: nuttige Excel- en Accesstoepassingen, een uitgewerkte balanced scorecard

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de expert management support

de verantwoordelijke managementondersteuning of rechtstreeks de manager (directeur-generaal of de voorzitter van het directiecomité)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.