Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA095

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Contrôler les services administratifs (bibliothèque, service de comptabilité, service du personnel) de l'Institut Pasteur

afin de

assurer le meilleur fonctionnement possible de l'institut

 

Finalités

En tant que

gestionnaire

assurer la gestion des services administratifs (bibliothèque, service de comptabilité, service du personnel) de l'Institut Pasteur

afin de

garantir le bon déroulement des activités (recherches scientifiques, par exemple, en microbiologie ou en biologie clinique) de l'institut

 

Exemples de tâches

• s'occuper de la gestion générale des finances (établir le budget, le gérer et le contrôler, gérer les recettes et les dépenses de l'Institut Pasteur, de même que procéder à la répartition interne des budgets)

• se charger de la gestion du musée Jules Bordet et de la gestion générale de la bibliothèque (commander les magazines, conseiller les utilisateurs de la bibliothèque, gérer le budget alloué à la bibliothèque, rédiger les biographies courantes)

• veiller à la gestion générale du personnel (établir les dossiers de recrutement, en rédigeant les descriptions de fonction et les profils, ainsi que les dossiers de licenciement, et contrôler l'administration des salaires et du personnel (assurances, par exemple)

• être le secrétaire du directeur de l'Institut Pasteur (suivre et clôturer les affaires en cours, telles que l'achat de matériel, et se charger du courrier non scientifique)

• s'occuper de la gestion des contrats de l'Institut Pasteur (avec des instituts de recherche, des universités, la Commission européenne, etc.)

 

En tant que

fonctionnaire d'information

gérer le flux des informations

afin de

diffuser des informations correctes vers des tiers (autres Instituts Pasteur, administration des instituts de recherche, etc.)

 

Exemples de tâches

• être responsable de la communication externe (courriers, réponses aux questions, organisation de conférences de presse)

• échanger des informations scientifiques avec des univeristés belges et européennes

• apporter son assistance lors de la rédaction et du suivi du rapport annuel

• apporter son assistance lors de l'inventaire scientifique

• entretenir les contacts avec les média / les éditeurs

 

En tant que

expert/spécialiste

établir des dossiers sur le fonctionnement de l'Institut Pasteur

afin de

collecter les moyens financiers pour le fonctionnement de l'institut

 

Exemples de tâches

• rédiger et introduire des dossiers de demande de subventions

• apporter son soutien lors de la constitution de dossiers pour des projets de recherche européens

 

En tant que

coach

motiver et encadrer les collaborateurs

afin de

assurer le fonctionnement optimal du service

 

Exemples de tâches

• résoudre les problèmes des collaborateurs (les conflits, par exemple)

• répartir et suivre le travail

• informer les collaborateurs des procédures à suivre

 

En tant que

organisateur

organiser diverses activités au sein de l'Institut Pasteur

afin de

faire connaître le travail de l'institut

 

Exemples de tâches

• organiser des journées portes ouvertes

• organiser des expositions

• entretenir des contacts avec le réseau international des instituts Pasteur

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur de l'Institut Pasteur	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
collaborateurs	questionnaires	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	informations stratégiques	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd.			ad hoc
institutions européennes			ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur de l'Institut Pasteur	réponses aux questions	en tant que dossier	hebdomadaire
collaborateurs	conseils écrits	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	informations relatives aux dossiers	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	bons de commande	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
presse			ad hoc
institutions européennes			ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur de l'Institut Pasteur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• fonctionnement quotidien des services administratifs

• octroi de congés aux collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• gestion du personnel (recrutement / licenciement)

• projets de recherche

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

environ 1.500.000 EUR

 

Budget de travail propre

environ 125.000 EUR

 

Autres données quantitatives

1. environ 500.000 EUR pour la recherche scientifique

2. environ 800.000 EUR pour l'entretien du site

3. budget d'investissement d'environ 17.000 EUR

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation / éthique pour les laboratoires

• règles et procédures internes portant sur les matières administratives (personnel, subventions et finances, bibliothèque, etc.)

 

Quelles innovations

• règles et procédures administratives internes au sein de l'Institut Pasteur

 

Sur base de quel cadre de référence

• réseau de contacts, utilisateurs de la bibliothèque, instituts scientifiques

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.