Identificatie van de functie

Functiecode : DSA095

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het uitoefenen van controle over de administratieve diensten (Bibliotheek, Boekhouding, Personeel) van het Instituut Pasteur

teneinde

het Instituut Pasteur zo goed mogelijk te laten functioneren.

 

Resultaatgebieden

Als

beheerder

het beheren van de administratieve diensten (Bibliotheek, Boekhouding, Personeel) van het Instituut Pasteur

teneinde

de activiteiten (= wetenschappelijke onderzoeken, bv. in microbiologie, klinische biologie) van het Instituut Pasteur zo vlot mogelijk te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• het algemeen beheer van Financiën: het opstellen, beheren en controleren van het budget, het beheren van de ontvangsten en uitgaven van het Instituut Pasteur, het intern verdelen van de budgetten

• het beheer van het Jules Bordetmuseum en het algemeen beheer van de bibliotheek: het bestellen van tijdschriften, het adviseren van bibliotheekgebruikers, het budgetbeheer van de bibliotheek, het opmaken van courante bibliografieën

• het algemeen beheer van het personeelsbeleid: het opstellen van het dossier van aanwervingen (het opstellen van functiebeschrijvingen en functieprofielen) en ontslagen, het opvolgen de loon- en personeelsadministratie (bv. verzekeringen)

• als secretaris van de directeur van het Instituut Pasteur: het opvolgen en afhandelen van de lopende zaken (bv. aankoop van materiaal), verantwoordelijk zijn voor de niet- wetenschappelijke briefwisseling

• het contractbeheer van het Instituut Pasteur (met onderzoeksinstituten, universiteiten, de Europese Commissie, ...)

 

Als

informatieambtenaar

het beheren van de informatiestroom

teneinde

de juiste informatie te verstrekken aan derden (andere Pasteurinstituten, het bestuur van onderzoeksinstituten, ...

 

Voorbeelden van taken

• verantwoordelijk zijn voor de externe communicatie: briefwisseling, het beantwoorden van vragen, het organiseren van persconferenties

• het uitwisselen van wetenschappelijke informatie met Belgische en andere Europese universiteiten

• het verlenen van assistentie bij het opstellen en het opvolgen van het jaarrapport

• het verlenen van assistentie bij het opstellen van de wetenschappelijke inventaris

• het onderhouden van contacten met media-uitgevers

 

Als

deskundige/specialist

het opstellen van dossiers in verband met de werking van het Instituut Pasteur

teneinde

financiële middelen te verzamelen voor de werking van het Instituut Pasteur

 

Voorbeelden van taken

• het aanvragen en opstellen van subsidiedossiers

• het verlenen van assistentie bij het samenstellen van dossiers voor Europese onderzoeksprojecten

 

Als

coach

het motiveren en begeleiden van de medewerkers

teneinde

een optimale werking van de dienst te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het oplossen van de problemen van de medewerkers (bv. conflicten)

• het verdelen en opvolgen van het werk

• het informeren van de medewerkers over de te volgen procedures

 

Als

organisator

het organiseren van allerlei activiteiten in het Instituut Pasteur

teneinde

de activiteiten van het Instituut Pasteur bekend te maken

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van opendeurdagen

• het organiseren van tentoonstellingen

• het onderhouden van contacten met het internationaal netwerk van Pasteursinstituten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur van het Instituut Pasteur	mondelinge vragen	persoonlijk contact	wekelijks
medewerkers	vragenlijsten	per brief, e-mail ...	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beleidsinformatie	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten			ad hoc
Europese Instellingen			ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directeur van het Instituut Pasteur	antwoorden op vragen	als dossier	wekelijks
medewerkers	schriftelijke adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	dossierinformatie	per brief, e-mail ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	bestelbonnen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
pers			ad hoc
Europese Instellingen			ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur van het Instituut Pasteur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dagelijkse werking van de administratieve diensten

• het toekennen van verlof aan medewerkers

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het personeelsbeleid (ontslag / aanwervingen)

• onderzoeksprojecten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

ongeveer 1.500.000 euro

 

Eigen werkbudget

ongeveer 125.000 euro

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. ongeveer 500.000 euro voor wetenschappelijk onderzoek

2. ongeveer 800.000 euro voor het onderhoud van de site

3. investeringsbudget van ongeveer 17.000 euro

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• regelgeving / ethiek voor laboratoria

• interne regels en procedures rond administratieve materies (personeel, subsidies en financiën, bibliotheek, ...

 

Welke vernieuwingen

• interne administratieve regels en procedures binnen het Instituut Pasteur

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• netwerking, bibliotheekgebruikers, wetenschappelijke instituten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.