Identificatie van de functie

Functiecode : DSA106

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het organiseren en coördineren van de concrete administratieve en logistieke ondersteuning

teneinde

een vlotte werking van de paritaire comités en subcomités mogelijk te maken.

 

Het technisch en administratief voorbereiden van ontwerpen van koninklijk besluit

teneinde

sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten op verzoek van de sociale partners algemeen verbindend te laten verklaren.

 

Het ontwerpen van administratieve tools

teneinde

een vlotte werking van de afdeling "secretariaat van de de paritaire comités" mogelijk te maken en de personeelsbehoeften op te volgen.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het assisteren en/of vervangen van het hoofd van het secretariaat van de paritaire comités bij de leiding van een team van medewerkers

teneinde

de opdrachten van de directie van het secretariaat van de paritaire comités te volbrengen

 

Voorbeelden van taken

• adviseren over strategische doelstellingen

• het uitwerken van een operationele planning

• waken over de naleving van uitvoeringstermijnen

• waken over de kwaliteit van de afgeleverde producten

• assisteren bij het leiden van een heterogene groep medewerkers

 

Als

organisator

ervoor zorgen dat de administratieve tools voor het product 'vergaderingen' correct en tijdig worden geproduceerd

teneinde

een goede werking van de paritaire comités en subcomités en een snelle en correcte verwerking van de resultaten van het product 'vergaderingen' te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de productie en de tijdige verzending van uitnodigingen en documenten voor het product 'vergaderingen'

• het organiseren en coördineren van de tekstverwerking van notulen en andere documenten van het product 'vergaderingen'

• het opstellen, het verwerken van de tekst en het klaarmaken van de dossiers van ontwerpen van koninklijke besluiten en hun bijlage tot het algemeen verbindend verklaren van collectieve arbeidsovereenkomsten

• het organiseren en coördineren van de briefwisseling van de directie Secretariaat van de paritaire comités

• het opvolgen en nazien van drukproeven en bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad

 

Als

coördinator

het assisteren en/of vervangen van het hoofd van de directie Secretariaat van de paritaire comités bij de coördinatie van de activiteiten van de medewerkers belast met het mandaat van secretaris

teneinde

het secretariaat van de vergaderingen van paritaire comités en subcomités te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het registreren en opvolgen van de planning van vergaderingen

• zoeken naar vervanging voor onbeschikbare medewerkers

 

Als

deskundige/specialist

het opleiden en bijsturen van de secretarissen van de paritaire comités in de uitoefening van hun mandaat en bij het uitvoeren van hun administratieve werkzaamheden en desgevallend een mandaat van secretaris waarnemen

teneinde

de uitoefening van het mandaat zo vlot als mogelijk te laten verlopen en de administratieve opdrachten te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het opleiden van nieuwe secretarissen

• het bieden van concrete oplossingen voor specifieke problemen

• het onderhouden van contacten met sociale bemiddelaars om werkingsproblemen te vermijden en/of op te lossen

• het beantwoorden van specifieke vragen

• het vervullen van de taken die eigen zijn aan het mandaat van secretaris

 

Als

gegevensbeheerder

zorgen dat gegevens beschikbaar zijn om de werking van de directie Secretariaat te screenen

teneinde

de werkprocessen en dossierevolutie dagelijks te kunnen opvolgen en de nodige besluitvorming mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van nieuwe opvolgingssystemen

• invoeren en kwaliteit van de ingevoerde gegevens nakijken

• het distilleren van mogelijke besluiten uit de gegevensbestanden

• het aanvullen van de gegevensbestanden

 

Als

beheerder

het assisteren en/of vervangen van het hoofd van de afdeling bij het beheren van het archief van de paritaire comités

teneinde

te voldoen aan de wettelijke verplichting van de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van te archiveren documenten organiseren

• het organiseren van het archief

• het raadpleegbaar maken van het archief

• het ontwikkelen van informaticatoepassingen

 

Als

adjunct-controleur

het assisteren en/of vervangen van het hoofd van de directie Secretariaat van de paritaire comités bij de controle van de kostenstaten van vergaderingen van de paritaire comités en subcomités

teneinde

een correcte betaling van de reiskosten van de leden van de paritarie comités en subcomités te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van de kostenstaten organiseren

• het laten controleren van de juistheid van de gevorderde bedragen

 

Als

ontwikkelaar

het ontwikkelen van administratieve tools, opvolgingssystemen en rapporteringssystemen

teneinde

het werk van de directie Secretariaat van de paritaire comités te vergemakkelijken, te stroomlijnen en de opvolging en rapportering mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• het ontwikkelen van formulieren

• het ontwikkelen van informaticatoepassingen

• het ontwikkelen van grafische voorstellingen op basis van de in gegevensbestanden opgeslagen gegevens

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
management	beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
management	beslissingen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	beslissingen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB ...	persoonlijk contact	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	dagelijks
management	beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	informeel	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	informeel	ad hoc
particulieren/burgers	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de coördinator sectoraal overleg

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dagelijkse organisatie en de werkverdeling binnen het toevertrouwde werkdomein

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het doorvoeren van fundamentele aanpassingen aan en wijzigingen van de administratieve processen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. aantal vergaderingen van paritaire comités en subcomités: ca. 1800 per jaar

2. aantal koninklijke besluiten tot algemeen verbindendverklaring van CAO's (collectieve arbeidsovereenkomst): ca. 1500 over een onderhandelingsperiode van 2 jaar, zijnde een 11000 te verwerken pagina's

3. uitgaande postzendingen: ca. 60000

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het naleven van de reglementaire bepalingen inzake de werking van de paritaire comités

• het uitvoeren van de beslissingen van het management

• het respecteren van de beslissingen van de voorzitters van de paritaire comités

 

Welke vernieuwingen

• het nemen van maatregelen of voorstellen om de dienstverlening aan de paritaire comités en de sociale partners te verbeteren

• het nemen van maatregelen of voorstellen om de administratieve processen die voortvloeien uit de vergaderingen van de paritaire comités te verbeteren, te versoepelen en te versnellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de functie assisteert en vervangt de coördinator sectoraal overleg bij de leiding van de organisatie van de administratieve en logistieke ondersteuning van het sectoraal overleg, rekening houdend met de beschikbare middelen en met de autonomie van de sociale partners

• de functie moet onmiddellijk kunnen inspelen op nieuwe wetgevingen en reglementeringen met betrekking tot het sectoraal overleg en terzake procedures uitwerken

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.