Adviseur-generaal interne audit, kwaliteit en preventie veiligheid voedselketen - Directeur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DWO145
Niveau: A
Klasse : A4 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 14. Wetenschappen, Toegepaste wetenschappen, Studie en Onderzoek (WO)
Doel van de functie
Het leiden en beheren van de directie Interne Audit in het kader van de FAVV-missie (waken over de veiligheid van de voedselketen en de gezondheid van mens, dier en plant)
teneinde
door een coherente en gecoördineerde uitvoering van auditactiviteiten de verwachte bijdrage te leveren tot het optimaal bereiken van de resultaten voor rechthebbenden, opdrachtgevers en medewerkers.
Het verstrekken van adviezen betreffende de gevoerde audits, het handhavingsbeleid en de begeleiding, met bijzondere aandacht aan de kerntaken van het FAVV inzake dierengezondheid, plantengezondheid en voedselveiligheid over de volledige keten
teneinde
de beleidsmakers in staat te stellen het beleid te voeren met kennis van zaken.
Resultaatgebieden
Alsverantwoordelijkehet realiseren van de normen en doelstellingen door de planning en coördinatie van de verschillende diensten (audit, begeleiding, handhavingsbeleid en kwaliteitswaarborg)
teneinde
de normen en doelstellingen van het FAVV te verwezenlijken, met bijzondere aandacht voor de realisatie van de missie van het FAVV (waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant)
Voorbeelden van taken
- het opvolgen van de resultaten, o.m. de analyse van de boordtabellen, beheersinstrumenten, gevoerde controle, enz., op basis van de interne controle en de opvolging van de activiteiten via boordtabellen, opvolgingssystemen, vergaderingen
- het ondernemen van bijsturende acties op basis van de interne controle en de opvolging van de activiteiten via boordtabellen, opvolgingssystemen, vergaderingen, o.m. door projecten, punctuele acties, ondersteuning
- het waarborgen van de conformiteit met de algemene strategie en de wettelijke opdrachten van het FAVV
- het waarborgen van de kwaliteit
- het coachen van de medewerkers en het ondernemen van bijsturende acties op basis van de gegevens van de interne controle en de opvolging van de activiteiten
Alsbeleidsadviseuradviseren over het beleid t.a.v. de directeurs-generaal en de gedelegeerd bestuurder van het FAVV, en aan de hoofden van de Provinciale Controle-eenheden en laboratoria
teneinde
bij te dragen tot de uitvoering van de operationele en strategische doelstellingen van het FAVV, met bijzondere aandacht voor het vervullen van de missie van het FAVV (waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant)
Voorbeelden van taken
- deelnemen aan strategische veranderingsprojecten
- het leiden van of deelnemen (op vraag of aanduiding) aan nationale projecten
- het overmaken van adviezen rond gevoerde audits en over controles en analyses aan de betrokken leidinggevenden
- het adviseren van de hiërarchie inzake het interne controlesysteem van de FAVV-diensten, met speciale aandacht voor de controle- en inspectiediensten
Alsleidinggevendehet aansturen van het personeel
teneinde
de operationele doelstellingen van de dienst te verwezenlijken
Voorbeelden van taken
- het bepalen van de doelstellingen met de adjuncten van de directeur, de diensthoofden, de stafmedewerkers en de teamchefs
- ondersteunen en motiveren
- het stimuleren van de ontwikkeling van de medewerkers via functioneringsgesprekken en coaching
- het voeren van functioneringsgesprekken met de adjuncten van de directeur, de diensthoofden, de stafmedewerkers en de teamchefs omtrent het functioneren van de interne audit
- het opsporen van opleidings- en begeleidingsbehoeften bij de medewerkers, cruciaal voor het bereiken van de FAVV-doelstellingen
Alstussenpersoonhet stimuleren en organiseren van de interne communicatie
teneinde
zowel alle medewerkers van de directie als de hiërarchische meerderen correct te informeren over de toepassing van de interne controle en de interne audit binnen het FAVV, met speciale aandacht voor de Provinciale Controle-eenheden en de FAVV-laboratoria
Voorbeelden van taken
- het vertalen van het beleid (top-down): jaardoelstellingen, maanddoelstellingen en projecten vertalen in richtlijnen naar de adjunct van de directeur, de diensthoofden en de teamchefs
- het terugkoppelen (bottom-up) naar de hiërarchie van de communicatie op de werkvloer
Alsvertegenwoordigerhet beheren van de externe relaties (o.m. met interne auditdiensten van andere instellingen, media)
teneinde
via de goede samenwerking met andere instellingen en organisaties de eigen missie en strategie te kunnen realiseren
Voorbeelden van taken
- het informeren van de externe contactpersonen, spontaan of op vraag
- het bijwonen en/of opvolgen van de externe vergaderingen
- het identificeren en communiceren van goede praktijken inzake audit en activiteiten inzake inspectie en controle, relevant voor het FAVV
Alsleidinggevendehet beheren van de toegewezen middelen (toewijzen, inzetten)
teneinde
de werking van de verschillende diensten te verzekeren
Voorbeelden van taken
- het inzetten van personeel en informatica
- het opvolgen en beheren van de budgettaire enveloppe van de dienst (kilometercontingent, enz.)
- het doorgeven en verantwoorden van aanvragen inzake personeelsbehoeften bij de directeur HRM
Alsorganisatorvia adviezen aan de top actief bijdragen tot de beleidsformulering en de implementatie ervan, conform de core business van het FAVV
teneinde
de organisatie haar strategische doelstellingen te laten behalen
Voorbeelden van taken
- het vertalen van de strategie naar het operationele niveau
- het formuleren en implementeren van jaarlijkse actieplannen
- het innoveren en verbeteren van de werking
- het organiseren van punctuele acties n.a.v. het risicobeheer en de tevredenheidsenquête
- het verspreiden van goede praktijken binnen de FAVV-diensten
Alsverantwoordelijkerapporteren aan het management over de werking van de diensten van het FAVV, met bijzondere aandacht voor het realiseren van de missie van het FAVV (waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant)
teneinde
het management over de activiteiten en resultaten van de directie te informeren en principiële vragen ter beslissing voor te leggen, en teneinde bij te dragen tot het algemeen beheer van de instelling
Voorbeelden van taken
- het opmaken van het maandverslag: het relativeren van de activiteiten inzake statistiek, rapporteren over de genomen remediëringsacties of het formuleren van een geobjectiveerde behoeftevraag met het oog op verbetering
- rapporteren over de audits aan de directievergadering
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
beslissingen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
informeel
|
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
|
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
|
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
vergadering, stuurgroep ...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
beslissingen
|
informeel
|
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
als dossier
|
|
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
|
|
mondelinge adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de gedelegeerd bestuurder van het FAVV
het auditcomité van het FAVV
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de interne verdeling van de toegewezen middelen
- de principiële briefwisseling
- de organisatie van de directie
- de inzet en opvolging van externe auditoren
- het voorstellen van strategische projecten
- punctuele acties n.a.v. de CAF-resultaten en de risicoanalyse en dit binnen de strategische en operationele beleidslijnen van het FAVV
- de jaarlijkse actieplannen
- totaal aantal medewerkers aan wie functioneel leiding wordt gegeven: 60; netwerk van kwaliteitsverantwoordelijken binnen de organisatie: 25 medewerkers van niveau A of B, aansturen van auditoren uit andere diensten voor de duur van hun auditopdracht (15 van niveau A), netwerk van vertrouwenspersonen (20 medewerkers van verschillende niveau's)
De functie moet autorisatie vragen voor
- bijkomende aanwervingen of vervangingen
- specifieke informaticasoftware
Impact
Totaal werkbudget entiteit
budget 2006 na jaarlijkse begrotingscontrole: 162 800 000 euro (gegevens Dienst B&B (Budget en Beheerscontrole)
Eigen werkbudget
1.105.000 euro
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetgeving, de richtlijnen en de instructies inzake inspectie, disciplinaire acties, diefstal, fraude, kwaliteitsbeheer, audit, boordtabellen voor beheer en begeleiding, welzijn, veiligheid, met bijzondere aandacht voor de kernopdrachten van het FAVV en de plaats van het FAVV in de veiligheid van de voedselketen
- de wetgeving en reglementering over het FAVV en de veiligheid van de voedselketen in het algemeen, de missie en de strategie van het FAVV
Welke vernieuwingen
- de organisatie van punctuele acties n.a.v. risicobeheer en CAF7 (personeelstevredenheidsenquête) en structurele verbetering aanbrengen op basis van de interne contole en de analyse van de continue activiteitenopvolging (boordtabellen)
- het optimaliseren van de toepassingen en procedures en het vereenvoudigen van procedures
- het leiden van of deelnemen aan nationale projecten
- het coachen van lokale jaarlijkse actieplannen, waarvan sommige een verplicht karakter hebben
- voorstellen tot verbeteringen en het naar buiten brengen van de goede praktijken
Gebaseerd op welk referentiekader
- de wetgeving en reglementering aangaande het FAVV en de controle op de voedselketen
- het jaarlijks strategisch plan
- de missie en de strategie van het FAVV
- relevante kwaliteits- en auditnormen
|