Conseiller général suivi et soutien - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV139
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Assurer la coordination et la supervision des différents bureaux en tant que responsable général de la direction Suivi et Appui
afin de
uniformiser le traitement des dossiers, les clôturer dans les délais impartis en veillant à la qualité, assurer leur suivi et offrir un soutien juridique de qualité aux différents bureaux d'exécution
Finalités
En tant quecoordinateurcoordonner et superviser les différents bureaux dans la direction Suivi et Appui, traiter et prendre des décisions dans des dossiers de principe, de même que suivre les nouvelles évolutions de la réglementation
afin de
parvenir à uniformiser le traitement des dossiers d'asile
Exemples de tâches
- contrôler et coordonner le fonctionnement général du service et définir les objectifs qui doivent être atteints dans un délai imparti
- résoudre des problèmes pratiques qui pourraient apparaître dans l'organisation et la réalisation du travail
- répondre à des questions de services internes et externes
- assurer le suivi du cadre du personnel
- se charger des communications téléphoniques
En tant quecoachmotiver, accompagner et diriger les collaborateurs
afin de
faire exécuter les tâches efficacement, selon la vision politique et dans les délais impartis
Exemples de tâches
- entretenir des contacts verbaux avec les différents collaborateurs, donner des directives, fournir des informations et des avis
- prendre des décisions de principe
- résoudre des problèmes individuels en matière de personnel
- organiser et suivre les formations dans le service
En tant quereprésentantveiller à l'image de marque de l'Office des Etrangers lors de réunions
afin de
améliorer la collaboration avec les partenaires internes, externes et également internationaux
Exemples de tâches
- préparer, participer, organiser des réunions et en faire le rapport
- développer un réseau national et international de contacts
- garder contact avec les partenaires
- apporter sa contribution à des initiatives et projets européens
- négocier sur des directives et réglementations européennes
En tant queexpert/spécialisteveiller au traitement de dossiers complexes en tenant compte de la réglementation et des procédures en vigueur
afin de
prendre rapidement une décision juste
Exemples de tâches
- analyser des dossiers complexes
- contrôler le suivi de la réglementation et des procédures
- rédiger des notes de synthèse pour la hiérarchie
- formuler des propositions de modification pour adapter la législation
- fournir un avis au cabinet en ce qui concerne les matières spécifiques
En tant queanalystecollecter, traiter et analyser les données relatives au fonctionnement du service
afin de
optimiser ces activités et les adapter en fonction des besoins
Exemples de tâches
- réaliser le rapport mensuel
- faire le rapport au directeur général
- rassembler des statistiques concernant les activités du service et les analyser
- rédiger des notes de service sur les nouvelles évolutions et sur l'organisation du travail
- analyser les évolutions les plus récentes en matière d'immigration (traite des êtres humains, séjour illégal, etc.)
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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management
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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management
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législation (loi, AR, AM ...
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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en tant que dossier
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ad hoc
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collaborateurs
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conseils oraux
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contact personnel
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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management
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conseils écrits
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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management
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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mensuel
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collaborateurs
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conseils oraux
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contact personnel
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quotidien
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collaborateurs
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conseils écrits
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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collaborateurs
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législation (loi, AR, AM ...
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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conseils écrits
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de l'Office des Etrangers
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- 5 ans d'expérience dans la direction d'un service et de préférence 2 à 5 ans d'expérience dans la problématique de l'asile et de l'immigration
- décisions sur les dossiers individuels d'asile
- décisions de principe liées à la problématique
- réorganisation de la direction
- décisions générales qui ont un impact uniquement sur la direction Suivi et Appui
La fonction doit demander une autorisation pour
- décisions de principe qui dépassent la direction, dans le but d'uniformiser les décisions pour les collaborateurs
- réorganisations de la direction qui ont aussi un impact sur les autres directions
- décisions générales qui ont aussi un impact sur les autres directions au sein de l'Office des Etrangers
- dossiers individuels extrêmement importants et sensibles
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation sur les étrangers, Convention de Genève, Règlement de Dublin et autres réglementations nationales et internationales utiles en la matière, instructions et notes internes, parfois externes
Quelles innovations
- inventaire des questions de principe, propositions de modification de lois, propositions de modification de méthodes de travail et de l'approche en général
Sur base de quel cadre de référence
- application de la loi, droit civil, droit constitutionnel, droit international, Conseil d'Etat
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