Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV139

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assurer la coordination et la supervision des différents bureaux en tant que responsable général de la direction Suivi et Appui

afin de

uniformiser le traitement des dossiers, les clôturer dans les délais impartis en veillant à la qualité, assurer leur suivi et offrir un soutien juridique de qualité aux différents bureaux d'exécution

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner et superviser les différents bureaux dans la direction Suivi et Appui, traiter et prendre des décisions dans des dossiers de principe, de même que suivre les nouvelles évolutions de la réglementation

afin de

parvenir à uniformiser le traitement des dossiers d'asile

 

Exemples de tâches

• contrôler et coordonner le fonctionnement général du service et définir les objectifs qui doivent être atteints dans un délai imparti

• résoudre des problèmes pratiques qui pourraient apparaître dans l'organisation et la réalisation du travail

• répondre à des questions de services internes et externes

• assurer le suivi du cadre du personnel

• se charger des communications téléphoniques

 

En tant que

coach

motiver, accompagner et diriger les collaborateurs

afin de

faire exécuter les tâches efficacement, selon la vision politique et dans les délais impartis

 

Exemples de tâches

• entretenir des contacts verbaux avec les différents collaborateurs, donner des directives, fournir des informations et des avis

• prendre des décisions de principe

• résoudre des problèmes individuels en matière de personnel

• organiser et suivre les formations dans le service

 

En tant que

représentant

veiller à l'image de marque de l'Office des Etrangers lors de réunions

afin de

améliorer la collaboration avec les partenaires internes, externes et également internationaux

 

Exemples de tâches

• préparer, participer, organiser des réunions et en faire le rapport

• développer un réseau national et international de contacts

• garder contact avec les partenaires

• apporter sa contribution à des initiatives et projets européens

• négocier sur des directives et réglementations européennes

 

En tant que

expert/spécialiste

veiller au traitement de dossiers complexes en tenant compte de la réglementation et des procédures en vigueur

afin de

prendre rapidement une décision juste

 

Exemples de tâches

• analyser des dossiers complexes

• contrôler le suivi de la réglementation et des procédures

• rédiger des notes de synthèse pour la hiérarchie

• formuler des propositions de modification pour adapter la législation

• fournir un avis au cabinet en ce qui concerne les matières spécifiques

 

En tant que

analyste

collecter, traiter et analyser les données relatives au fonctionnement du service

afin de

optimiser ces activités et les adapter en fonction des besoins

 

Exemples de tâches

• réaliser le rapport mensuel

• faire le rapport au directeur général

• rassembler des statistiques concernant les activités du service et les analyser

• rédiger des notes de service sur les nouvelles évolutions et sur l'organisation du travail

• analyser les évolutions les plus récentes en matière d'immigration (traite des êtres humains, séjour illégal, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
collaborateurs	législation (loi, AR, AM ...	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général de l'Office des Etrangers

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• 5 ans d'expérience dans la direction d'un service et de préférence 2 à 5 ans d'expérience dans la problématique de l'asile et de l'immigration

• décisions sur les dossiers individuels d'asile

• décisions de principe liées à la problématique

• réorganisation de la direction

• décisions générales qui ont un impact uniquement sur la direction Suivi et Appui

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions de principe qui dépassent la direction, dans le but d'uniformiser les décisions pour les collaborateurs

• réorganisations de la direction qui ont aussi un impact sur les autres directions

• décisions générales qui ont aussi un impact sur les autres directions au sein de l'Office des Etrangers

• dossiers individuels extrêmement importants et sensibles

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation sur les étrangers, Convention de Genève, Règlement de Dublin et autres réglementations nationales et internationales utiles en la matière, instructions et notes internes, parfois externes

 

Quelles innovations

• inventaire des questions de principe, propositions de modification de lois, propositions de modification de méthodes de travail et de l'approche en général

 

Sur base de quel cadre de référence

• application de la loi, droit civil, droit constitutionnel, droit international, Conseil d'Etat

 

Profil de compétences génériques

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