Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA702

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister le responsable du soutien au management - ou directement le manager - au niveau de l'administration, de l'organisation, du contenu et de la politique

afin de

contribuer à atteindre les objectifs du service

 

Finalités

En tant que

superviseur des dossiers

contrôler les dossiers, destinés au manager, de collaborateurs et de services

afin de

livrer les résultats attendus par le manager

 

Exemples de tâches

• contrôler la circulation des dossiers (centraliser, diffuser, coordonner, etc.)

• contrôler les délais, les procédures, la qualité, la forme, etc.

• préparer, examiner, vérifier, discuter, etc., les dossiers

• faire rapport au manager, aux collaborateurs et aux services

 

En tant que

collaborateur stratégique

collaborer à la rédaction des éléments du plan de management et/ou des plans d'action et traiter des dossiers

afin de

aider à fixer et à atteindre les objectifs du manager

 

Exemples de tâches

• émettre des avis (par écrit ou oralement) lors de la rédaction des plans stratégiques et opérationnels et/ou de leur exécution

• traiter des dossiers, émettre des avis (par écrit, oralement, pendant des réunions), répondre à des questions (de l'administration elle-même, du président du comité de direction, de la cellule stratégique, de personnes externes au service, aux questions parlementaires, etc.)

• suivre des réglementations pertinentes et/ou d'autres aspects techniques, de même que rédiger éventuellemnt des réglementations

• participer à des projets, des groupes de travail, des symposiums, des congrès, etc.

• aider et assister lors de l'introduction de nouvelles méthodes et techniques

 

En tant que

collaborateur administratif

assister le responsable du soutien au management, ou directement le manager, au niveau administratif

afin de

promouvoir la réalisation rapide des objectifs à atteindre

 

Exemples de tâches

• suivre et diffuser la correspondance et les dossiers, de même qu'assurer la correspondance

• rédiger des rapports et répondre à des questions (de l'administration elle-même ou non, de citoyens, aux questions parlementaires, etc.)

• organiser des réunions

• suivre éventuellement des décisions

• coordonner éventuellement le travail de secrétariat

 

En tant que

personne de contact

rassembler des informations et promouvoir la communication interne et externe

afin de

soutenir les collaborateurs et services pour réaliser leurs missions et de promouvoir l'exécution des propres missions

 

Exemples de tâches

• rassembler, filtrer et diffuser les informations, au sein du service, de l'intérieur vers l'extérieur et vice-versa

• être le point de contact pour les directions générales et les services d'encadrement

• assurer la communication interne et externe, développer des relations et élaborer des réseaux

 

En tant que

conseiller-expert dans l'un ou l'autre domaine (juridique, scientifique, etc.)

préparer des dossiers et y collaborer avec d'autres agents

afin de

garantir un traitement et une exécution efficaces

 

Exemples de tâches

• examiner des dossiers en faisant appel à son expérience et les traiter en collaboration avec d'autres agents

• suivre des réglementations pertinentes et/ou d'autres aspects techniques, rédiger éventuellement des réglementations, etc.

• suivre des aspects techniques, vérifier des dossiers techniques et répondre à des questions parlementaires

• participer à des groupes de travail, des symposiums, des congrès, etc.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable support management, manager	instructions, questions, avis, missions, autorisations, ...	toutes	quotidien
collègues	questions, information technique, avis, ...	toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	questions, ...	toutes	quotidien
éventuellement cellule stratégique	questions	par écrit, oralement	ad hoc
	questions, plaintes	par écrit, oralement	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
responsable support management, manager	feed-back, réponses, propositions, ...	toutes	quotidien
collègues	questions, information technique, avis, ...	toutes	quotidien
autres services (staff, ...)	réponses, suggestions, ...	toutes	quotidien
éventuellement cellule stratégique	avis, réponses, ...	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	réponses,	par écrit, oralement	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du soutien au management ou directement le manager (directeur général ou président du comité de direction)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• contenu de certains avis, éléments de dossiers et corrections à apporter au travail d'autres agents (collaborateurs, autres services)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tous les documents émanant du service et les contacts importants

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les instructions du manager et de l'autorité politique

• les réglementations entres autres

 

Quelles innovations

• les suggestions pour l'optimisation des processus de travail

• les suggestions pour l'amélioration du fonctionnement du service

• les autres propositions

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.