Identificatie van de functie

Functiecode : DBV039

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het ondersteunen van het diensthoofd Privileges en Immuniteiten

teneinde

te waken over de toepassing van de voorschriften van het Verdrag van Wenen.

 

Bemiddelen, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd, in het geschillenbeheer tussen de diplomatieke missies en de Belgische schuldeisers

teneinde

een oplossing te vinden voor beide partijen.

 

Resultaatgebieden

Als

controleur

het controleren van de dossiers betreffende de aanvraag van speciale identiteitskaarten voor het administratief en technisch personeel van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen

teneinde

de uitreiking van speciale identiteitskaarten toe te laten

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van de gegevens die gecodeerd zijn door de codeur van de dienst

• het onderzoeken van het dossier en het verifiëren van de documenten die geleverd werden ter ondersteuning van de vraag

• het controleren van de elektronische vergunning van het verzoek

 

Als

dossierbeheerder

het behandelen van de geschillen tussen de diplomatieke missies enerzijds en de Belgische autoriteiten of privépersonen anderzijds (bedrijven, gewone burgers, enz.)

teneinde

de dialoog tussen de partijen te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken

• het onderzoeken van de klacht

• instaan voor de diplomatieke tussenkomst tussen de partijen d.m.v. een schrijven

• het hebben van contact met de schuldeisers en advocaten

• het bijhouden van de databank van de geschillen en het opvolgen van de dossiers

 

Als

intern raadgever/adviseur

antwoorden op de vragen van medewerkers

teneinde

hen toe te laten om de dossiers te behandelen met eerbied voor de procedures en de wetgeving

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de dossiers en documenten

• het toepassen van de wetgeving

• het geven van aanwijzingen aan de medewerkers

 

Als

intern raadgever/adviseur

het ondersteunen van het diensthoofd Privileges en Immuniteiten

teneinde

hem/haar toe te laten zijn/haar taak te vervullen van onderhandelingspartner met de diplomatieke missies bij het oplossen van geschillen en andere problemen die plotseling kunnen opduiken (uitreiking van identiteitskaarten)

 

Voorbeelden van taken

• het geven van advies over de dossiers

• het voorstellen, indien nodig, van sancties tegen de missies

 

Als

controleur

het controleren van de dossiers aangaande overtredingen (parketdossiers, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd) en aangaande het toekennen van CD-nummerplaten (Corps Diplomatique), rijbewijzen, jachtvergunningen, vergunningen voor wapenbezit en wapendracht voor het diplomatiek personeel

teneinde

de naleving van het Verdrag van Wenen te waarborgen zonder het naleven van de Belgische en Europese reglementering uit het oog te verliezen

 

Voorbeelden van taken

• het superviseren van de dossiers die opgemaakt zijn door de medewerkers

 

Als

contactpersoon

antwoorden op verschillende verzoeken (in overeenstemming met de dienstopdrachten)

teneinde

te proberen om de problemen die zich voordoen op te lossen

 

Voorbeelden van taken

• het ontvangen van verzoeken en antwoorden via telefoon of e-mail

• het doorgeven ervan, indien nodig, aan de medewerker die bevoegd is om te antwoorden

• het ondertekenen van bepaalde documenten

 

Als

coördinator

het geven van duidelijke en nauwkeurige instructies aan de ambtenaren (enkel functioneel leiding geven aan 1-10 personen van niveaus B, C of D)

teneinde

de ambtenaren toe te laten de toepassing van het specaal statuut tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het geven van duidelijke en nauwkeurige instructies bij het beheer van het speciaal statuut

• het organiseren van het werk binnen het team

• het toepassen van de ontwikkelcirkels

• het verdedigen van de dienstbelangen tegenover de hiërarchie

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N; de directeur Protocol: N-1

het diensthoofd privileges en immuniteit: N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.