Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV039

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef du service Privilèges et Immunités

afin de

veiller à l'application des dispositions de la Convention de Vienne

 

Intervenir, sous la responsabilité du chef de service, dans la gestion des litiges entre les missions diplomatiques et les créanciers belges

afin de

tenter d'apporter une solution entre les parties

 

Finalités

En tant que

contrôleur

contrôler les dossiers de demande de carte d'identité spéciale pour le personnel administratif et technique des ambassades et des représentations permanentes

afin de

autoriser la délivrance des cartes d'identité spéciales

 

Exemples de tâches

• contrôler les données encodées par les agents encodeurs du service

• examiner le dossier et vérifier les documents fournis à l'appui de la demande

• contrôler l'autorisation électronique de la demande

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

traiter les litiges entre les missions diplomatiques d'une part et les autorités belges ou les particuliers d'autre part (entreprises, simples citoyens, etc.)

afin de

faciliter le dialogue entre les parties

 

Exemples de tâches

• examiner la plainte

• intervenir diplomatiquement entre les parties par courrier

• assurer les contacts avec les créanciers et les avocats

• mettre à jour la banque de données des litiges et assurer le suivi des dossiers

 

En tant que

conseiller interne

répondre aux questions des collaborateurs

afin de

leur permettre de traiter les dossiers dans le respect des procédures et de la législation

 

Exemples de tâches

• analyser les dossiers et documents

• appliquer la législation

• donner des éléments de réponse aux collaborateurs

 

En tant que

conseiller interne

assister le chef du service Privilèges et Immunités

afin de

lui permettre de remplir sa tâche d'interlocuteur, avec les missions diplomatiques, dans la résolution des litiges et autres problèmes pouvant survenir (délivrance des cartes d'identité)

 

Exemples de tâches

• donner un avis sur les dossiers

• proposer le cas échéant des sanctions contre les missions

 

En tant que

contrôleur

contrôler les dossiers relatifs aux infractions (dossiers des parquets, sous la responsabilité du chef de service) et ceux relatifs à l'octroi des plaques du Corps diplomatique, à l'octroi du permis de conduire, du permis de chasse, ainsi que ceux relatifs au permis de détention d'armes et de port d'armes pour le personnel diplomatique

afin de

garantir le respect de la Convention de Vienne sans perdre de vue le respect des réglementations belges et européennes

 

Exemples de tâches

• superviser les dossiers établis par les collaborateurs

 

En tant que

personne de contact

répondre à différentes demandes (en rapport avec les missions du service)

afin de

tenter de résoudre les problèmes exposés

 

Exemples de tâches

• recevoir des demandes, y répondre par téléphone ou par courrier électronique

• transmettre celles-ci au collaborateur compétent, le cas échéant, pour réponse

• signer certains documents

 

En tant que

coordinateur

donner des instructions claires et précises aux agents

afin de

permettre aux agents de mener à bien l'application du statut spécial

 

Exemples de tâches

• donner des instructions claires et précises pour la gestion du statut spécial

• organiser le travail au sein de l'équipe

• appliquer les cercles de développement

• défendre les intérêts du service vis-à-vis de la hiérarchie

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ambassades et missions diplo	demandes de cartes d'identité	notes verbales	quotidien
ambassades et missions diplo	demandes d'exonérations de taxes	notes verbales	quotidien
ambassades et missions diplo	demandes de prises en charge	notes verbales	quotidien
ambassades et missions diplo	demandes de plaques CD	notes verbales	quotidien
particuliers/citoyens	plaintes	par lettre, e-mail ...	ad hoc mais souvent
autres serv. publ. féd.	questions écrites, plaintes	par lettre, e-mail ...	ad hoc mais souvent
organisations/entreprises	plaintes	par lettre, e-mail ...	ad hoc mais souvent
autres directions, postes diplo	questions orales et écrites	par lettre, e-mail ...contact personnel	ad hoc mais souvent

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ambassades et missions diplo	décisions de délivrance de carte d'identité	en tant que dossier	quotidien
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
ambassades et missions diplo	autorisations de prises en charges	notes verbales	quotidien
ambassades et missions diplo	plaques CD	notes verbales	quotidien
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc mais souvent
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc mais souvent
ambassades et missions diplo	questions écrites	notes verbales, lettre	ad hoc mais souvent
autres directions, postes diplo	conseils oraux et écrits	par lettre, e-mail ...contact personnel	ad hoc mais souvent

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N) ; le chef du Protocole (N-1)

le chef de service Privilèges et Immunités (N-2)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la délivrance des cartes d'identité spéciales aux agents administratifs et techniques des ambassades et missions diplomatiques

• la délivrance de documents divers

• la prise de contacts avec les missions diplomatiques, les autres SPF, les autorités belges, les avocats, les particuliers, etc.

• la réponse aux questions qui relèvent de sa compétence

• l'organisation de son travail

• la gestion de la cellule

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la modification des procédures

• les réponses aux parquets (infractions)

• les mesures de rétorsion et de sanction vis-à-vis des missions diplomatiques

• la réponse aux questions délicates ou politiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques

• l'arrêté royal du 30 octobre 1991 sur les documents de séjour en Belgique de certains étrangers

• les circulaires du Protocole

 

Quelles innovations

• les améliorations et tentatives de simplification des procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

• la constatation de ce qui fonctionne mal

• le 'feed-back' de la hiérarchie

• le 'feed-back' des clients

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.