Afdrukken

Attaché beheer van het speciaal statuut - geschillen (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBV039

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)




Doel van de functie

Het ondersteunen van het diensthoofd Privileges en Immuniteiten

teneinde

te waken over de toepassing van de voorschriften van het Verdrag van Wenen.

 

Bemiddelen, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd, in het geschillenbeheer tussen de diplomatieke missies en de Belgische schuldeisers

teneinde

een oplossing te vinden voor beide partijen.

 

Resultaatgebieden
Als
controleur
    het controleren van de dossiers betreffende de aanvraag van speciale identiteitskaarten voor het administratief en technisch personeel van de ambassades en permanente vertegenwoordigingen

teneinde

    de uitreiking van speciale identiteitskaarten toe te laten

 

Voorbeelden van taken
  • het controleren van de gegevens die gecodeerd zijn door de codeur van de dienst
  • het onderzoeken van het dossier en het verifiëren van de documenten die geleverd werden ter ondersteuning van de vraag
  • het controleren van de elektronische vergunning van het verzoek

 

Als
dossierbeheerder
    het behandelen van de geschillen tussen de diplomatieke missies enerzijds en de Belgische autoriteiten of privépersonen anderzijds (bedrijven, gewone burgers, enz.)

teneinde

    de dialoog tussen de partijen te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken
  • het onderzoeken van de klacht
  • instaan voor de diplomatieke tussenkomst tussen de partijen d.m.v. een schrijven
  • het hebben van contact met de schuldeisers en advocaten
  • het bijhouden van de databank van de geschillen en het opvolgen van de dossiers

 

Als
intern raadgever/adviseur
    antwoorden op de vragen van medewerkers

teneinde

    hen toe te laten om de dossiers te behandelen met eerbied voor de procedures en de wetgeving

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren van de dossiers en documenten
  • het toepassen van de wetgeving
  • het geven van aanwijzingen aan de medewerkers

 

Als
intern raadgever/adviseur
    het ondersteunen van het diensthoofd Privileges en Immuniteiten

teneinde

    hem/haar toe te laten zijn/haar taak te vervullen van onderhandelingspartner met de diplomatieke missies bij het oplossen van geschillen en andere problemen die plotseling kunnen opduiken (uitreiking van identiteitskaarten)

 

Voorbeelden van taken
  • het geven van advies over de dossiers
  • het voorstellen, indien nodig, van sancties tegen de missies

 

Als
controleur
    het controleren van de dossiers aangaande overtredingen (parketdossiers, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd) en aangaande het toekennen van CD-nummerplaten (Corps Diplomatique), rijbewijzen, jachtvergunningen, vergunningen voor wapenbezit en wapendracht voor het diplomatiek personeel

teneinde

    de naleving van het Verdrag van Wenen te waarborgen zonder het naleven van de Belgische en Europese reglementering uit het oog te verliezen

 

Voorbeelden van taken
  • het superviseren van de dossiers die opgemaakt zijn door de medewerkers

 

Als
contactpersoon
    antwoorden op verschillende verzoeken (in overeenstemming met de dienstopdrachten)

teneinde

    te proberen om de problemen die zich voordoen op te lossen

 

Voorbeelden van taken
  • het ontvangen van verzoeken en antwoorden via telefoon of e-mail
  • het doorgeven ervan, indien nodig, aan de medewerker die bevoegd is om te antwoorden
  • het ondertekenen van bepaalde documenten

 

Als
coördinator
    het geven van duidelijke en nauwkeurige instructies aan de ambtenaren (enkel functioneel leiding geven aan 1-10 personen van niveaus B, C of D)

teneinde

    de ambtenaren toe te laten de toepassing van het specaal statuut tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het geven van duidelijke en nauwkeurige instructies bij het beheer van het speciaal statuut
  • het organiseren van het werk binnen het team
  • het toepassen van de ontwikkelcirkels
  • het verdedigen van de dienstbelangen tegenover de hiërarchie

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

ambassades en afvaardigingen

identiteitskaartenverzoeken

mondelinge mededeling

dagelijks

ambassades en afvaardigingen

verzoeken vrijstelling van taxen

mondelinge mededeling

dagelijks

ambassades en afvaardigingen

betalingsverzoeken

mondelinge mededeling

dagelijks

ambassades en afvaardigingen

aanvragen CD-nummerplaten

mondelinge mededeling

dagelijks

particulieren/burgers

klachten

per brief, e-mail ...

ad hoc, maar vaak

andere fed. overh. diensten

schriftelijke vragen, klachten

per brief, e-mail ...

ad hoc, maar vaak

organisaties/ondernemingen

klachten

per brief, e-mail ...

ad hoc, maar vaak

andere directies, diplo posten

schriftelijke en mondelinge vragen

per brief, e-mail, persoonlijk contact

ad hoc, maar vaak

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

ambassades en afvaardigingen

beslissingen over de uitreiking van identiteitskaarten

als dossier

dagelijks

andere fed. overh. diensten

beslissingen

per brief, e-mail ...

ad hoc

ambassades en afvaardigingen

vergoedingsvergunningen

mondelinge mededeling

dagelijks

ambassades en afvaardigingen

CD-nummerplaten

mondelinge mededeling

dagelijks

particulieren/burgers

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc, maar vaak

organisaties/ondernemingen

schriftelijke adviezen

per brief, e-mail ...

ad hoc, maar vaak

ambassades en afvaardigingen

schriftelijke vragen

mondelinge mededeling, brief

ad hoc, maar vaak

andere directies, diplo posten

schriftelijke en mondelinge adviezen

per brief, e-mail, persoonlijk contact

ad hoc, maar vaak

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N; de directeur Protocol: N-1

het diensthoofd privileges en immuniteit: N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de uitreiking van speciale identiteitskaarten aan administratieve en technische ambtenaren van de ambassades en afgevaardigden
  • de uitreiking van verschillende documenten
  • het opnemen van contact met diplomatieke missies, andere FOD's, Belgische autoriteiten, advocaten, privépersonen, enz.
  • antwoorden op vragen die binnen zijn/haar bevoegdheid liggen
  • de werkorganisatie
  • het beheer van zijn/haar afdeling

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de wijziging van de procedures
  • de antwoorden aan de parketten (wetsovertredingen)
  • de vergeldings -en strafmaatregelen tegenover diplomatieke missies
  • het antwoord op delicate of politieke vragen

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • het Verdrag van Wenen van 1961 over de diplomatieke betrekkingen
  • het Koninklijk Besluit van 30/10/1991 over de verblijfsdocumenten van bepaalde buitenlanders in België
  • omzendbrieven van de afdeling Protocol

 

Welke vernieuwingen
  • verbeteringen en pogingen tot vereenvoudiging van de procedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • het vaststellen van wat die slecht functioneren
  • feedback van de hiërarchie
  • feedback van de cliënten

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.