Identificatie van de functie

Functiecode : DLO919

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 07. Logistiek en Economaat (LO)

Doel van de functie

Het beheren van informatica- en/of telecommunicatiemiddelen (= CIS-materieel) van het Ministerie van Landsverdediging (bv. servers, opslag- en back-upsystemen met hun toebehoren, applicaties) die hem/haar zijn toevertrouwd volgens de beginselen van het geïntegreerd beheer van het materieel en dit gedurende de volledige levenscyclus

teneinde

enerzijds de efficiënte werking van het Ministerie van Landsverdediging in stand te houden en te verbeteren en anderzijds de digitalisering en automatisering van de communicatie en informatie te verbeteren.

 

Resultaatgebieden

Als

beleidsmedewerker

het vastleggen van het beleid en de specifieke criteria binnen het Ministerie van Landsverdediging voor het logistiek onderhoud van het CIS-materieel dat deel uitmaakt van de wapensystemen tijdens de gehele levenscyclus van het materieel (met wapensystemen bedoelt men hier alle systemen waarin CIS-materiaal verwerkt zit (radars, netwerken, radio, sonars, ...) of CIS-materiaal dat op zichzelf bestaat (diverse applicaties))

teneinde

het logistiek beleid binnen de ganse krijgsmacht te optimaliseren in functie van het algemeen logistiek beleid

 

Voorbeelden van taken

• Het opstellen van een materieelbeheersplan voor het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

• Het opstellen van de verschillende instructies voor het beheren van het materieel waarvoor men verantwoordelijk is waaraan de diverse gebruikers of directe medewerkers zich dienen te houden zoals richtlijnen, technische instructies, Total Quality Management, ...

• Het vastleggen van het onderhoudsbeleid van het materieel al dan niet op basis van bestaande technische fiches waarvoor men verantwoordelijk is: het vastleggen van gebruiks-, onderhouds- en opslagmethoden, het bepalen van het onderhoudsniveau en het vastleggen van taken en middelen op ieder niveau

• Het vastleggen van de criteria voor het logistiek beheer van het materieel waarvoor men verantwoordelijk is (stocks (voor applicaties zijn dat bv. licenties)), materieelrotaties, identificatie- en signalisatiecriteria (= het bepalen van de codificaties en deze voorstellen aan CIDMAT (Centrum Identificatie en Documentatie van het Materieel)): het optimaal niveau van de stocks, de hoeveelheid aan initiële stocks, de plaats waar te stockeren, de tijdsduur van de rotaties, de identificatie en de criteria voor nieuw materiaal en het op punt stellen gedurende de levenscyclus, ...

• Het bijhouden in de databank ILIAS (= applicatie van het Ministerie van Landsverdediging voor het beheer van al het materieel) van het materieel waarvoor men verantwoordelijk is om de beleids- en beheersparameters te kunnen bepalen

 

Als

deskundige/specialist

het beheren en uitwerken van nieuwe materieelconfiguraties die deel uitmaken van de diverse wapensystemen (zie hierboven) voor het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

teneinde

een geïntegreerd beheer van de diverse materialen mogelijk te maken

 

Voorbeelden van taken

• Het vastleggen van de materieelconfiguraties in samenwerking met CCCIS (competentiecentrum CIS) met name het bepalen van de initiële configuratie en haar evoluties en het bijhouden van de databanken

• Het bestuderen en voorstellen van de noodzakelijke wijzigingen (via een programmafiche) aan het materieel waarvoor men verantwoordelijk is: dit op basis van de behoeften van de diverse gebruikers binnen het Ministerie van Landsverdediging, de voorstellen van de producenten, de voorstellen van nationale en internationale partners en de behoeften die voortvloeien uit technische studies die opgestart zijn naar aanleiding van opgedoken problemen, met name het inschatten van doenbaarheid, kosten, opportuniteit en toepasbaarheid.

• Het voorbereiden van de uitvoering van de wijzigingen aan de materieelconfiguraties waarvoor men verantwoordelijk is, het vastleggen van uitvoeringsspecificaties en modaliteiten, het vastleggen van de aankoopaanvragen (AA) van het materieel en de diensten, het voorschrijven van de uitvoering van de wijzigingen en het aanpassen van de databank ILIAS (bv. bij upgrade van een database naar een hogere versie: testen uitvoeren, een testomgeving laten voorzien, testen laten uitvoeren, implicaties bestuderen, implementatieplannen, ...)

• Het opvolgen van de uitvoering van de aanpassingen met name het opvolgen van de levering en de verdeling van de kits (licenties, materieel, ...), het opvolgen van de uitvoering van de aanpassingen, het opvolgen van de aanpassing van de documentatie en het aanpassen van de databank ILIAS

• Het bepalen met de personeelsbeheerder van de vormingsbehoeften van het technisch personeel en met de infrastructuurbeheerder van de infrastructuurbehoeften (bv. luchtgekoelde lokalen voor de servers) voor de inwerkingstelling van het materieel dat onder zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein valt

 

Als

beheerder behoeften

het opvolgen van de onderhoudsbehoeften van het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

teneinde

de werking en de operationele beschikbaarheid van het betrokken materiaal te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het opvolgen van de technische performantie van het materieel, met name het opvolgen van de technische problemen, het bestuderen van technische defectenrapporten of ongevalsrapporten, het opstellen van rapporten voor de producenten en nationale en internationale partners, het organiseren van demo's, het exploiteren van onderhoudsrapporten en statistieken, het bepalen en voorstellen van wijzigingen en correctieve en preventieve maatregelen, deelnemen aan studies door gebruikers, en het leiden van studies om de performantie van de gebruikte materialen te verbeteren

• Het beheren van CIS-materieel dat op diverse niveaus wordt onderhouden (reiniging, herstelling, enz.), met name concreet opvolgen waar het materiaal zich bevindt, het opvolgen van de staat ervan, het uitschrijven van richtlijnen, ...

• Het beheren van het industrieel onderhoud, met name het opstellen van de aanvragen voor het afsluiten van onderhoudscontracten met de industrie, het bestuderen van de onderhoudscontracten voor de industrie en andere organismen, het uitvoeren van simulaties voor de incorporatie van wijzigingen en de uitvoering van onderhoudsprogramma's, het voorleggen van meerjaarlijkse, jaarlijkse of kortetermijnplannen en het analyseren van de behoeften opgesteld door de beheerders van de gedecentraliseerde contracten

• Het opstellen van een AA (aankoopaanvraag) voor de uitvoering van de onderhoudsprogramma's

• Het geven van richtlijnen voor de uitvoering van onderhoudsprogramma's en het opvolgen van de uitvoering van deze programma's (het opvolgen van herstellingen, aanpassingen van de onderhoudsprogramma's, geschillen, beroepen op garantie, vertragingen, vragen voor de wijziging van de contracten of voor interventie van de diensten of de leidend ambtenaar)

 

Als

stockbeheerder

het voorzien van de noodzakelijke (her)bevoorradingen van het materieel waarvoor men verantwoordelijk is

teneinde

om de operationele werking en de beschikbaarheid van dit materieel te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• Het analyseren van de aanvragen tot bevoorrading geformuleerd door de organismen van het Ministerie van Landsverdediging en het bepalen van de aankoopbehoeften met name prioriteits- en opportuniteitsbepaling, analyse van de beschrijving en de identificatie van het gevraagde materieel, analyse van alternatieve oplossingen, analyse van de berekende behoeften via ILIAS, analyse van de prioritaire aanvragen, en het opvolgen van de stocks

• Het vastleggen van aankoopaanvragen met name het bepalen van specificaties, AA's (Aankoopaanvragen) en de prioritaire aanvragen

• Het opvolgen van de levering en de verdeling van de bevoorradingen met name het voorschrijven van de programmatie en verdeling van het materiaal, het opvolgen van de evolutie van de markt, de geschillen, de levering en de verdeling, en het opvolgen van de levering van de prioritaire aanvragen

• Het bestuderen van de deklasseringsaanvragen en het voorschrijven van de deklasseringen

• Het bestuderen en voorschrijven van de afvoer van de stocks en de hervorming van het materieel

 

Als

materiaalbeheerder

het hernieuwen van het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is en dat deel uitmaakt van de wapensystemen

teneinde

het Ministerie van Landsverdediging te voorzien van degelijk materiaal

 

Voorbeelden van taken

• Het bepalen van de operationele behoeften in samenwerking met de sectieverantwoordelijken, het bestuderen van mogelijke oplossingen, de kosten en de uitvoerbaarheid, het bestuderen van eventuele behoeften en de certificatie ervan, en het vastleggen van de budgettaire voorzieningen

• Het opmaken van de aankoopaanvragen (AA) en het schrijven in samenwerking met de technisch verantwoordelijken van de technische specificaties in de aankoopdossiers.

• Het participeren in de aankoopprocedures met name het evalueren van de technische offertes en het hierbij ondersteunen van de aankoopdienst.

• Voorzien dat de uitvoering van de aankopen wordt gerealiseerd (geeft opdracht) met name de leveringen, de inplaatsstelling en logistieke ondersteuning van de levering (transport, ...)

• Het met de personeelsbeheerder bepalen van de vormingsbehoeften van het technisch personeel en met de infrastructuurbeheerder van de infrastructuurbehoeften (bv. luchtgekoelde lokalen voor de servers) voor de inwerkingstelling van het materieel dat onder zijn/haar verantwoordelijkheidsdomein valt

 

Als

budgetbeheerder

het opvolgen van de kosten en uitgaven die noodzakelijk zijn voor het verzekeren van het gebruik en het onderhoud van het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

teneinde

de kosten en uitgaven onder controle te houden

 

Voorbeelden van taken

• Het ter beschikking stellen van de noodzakelijke budgettaire voorzieningen voor het werkprogramma van het materiaal van de ondersystemen aan het bureau Synthese en Procedure: de vijfjaarlijkse plannen voor de onderhoudsprogramma's, de wijzigingen en de verbruiken en herbevoorrading

• Het voorzien van de budgettaire voorzieningen voor de heruitrusting met name het opstellen van de vijfjaarlijkse plannen

• Het opvolgen van de gebruikte kredieten met name het opvolgen op budgettair vlak van de uitgaven die gerealiseerd worden door het bureau Synthese en Procedure van MRCIS (Material Resources Divisie Communicatie- en Informatiesystemen) in verband met het materieel waarvoor men verantwoordelijk is, het bestuderen van de structuur van de kosten en uitgaven en het bestuderen en voorstellen van mogelijkheden om de uitgaven te verminderen

• Het opvolgen van de betaling van de facturen aan privé-ondernemingen en erop toezien dat de facturen tijdig binnen zijn om de nodige betalingen te kunnen verrichten

• Het eventueel aanpassen van zijn/haar beheersplan in het kader van budgetaanpassingen

 

Als

documentatiebeheerder - kennisbeheerder

het beheren van de technische documentatie van het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

teneinde

over een uitgebreide en geactualiseerde documentatie te beschikken

 

Voorbeelden van taken

• Het beheren van de technische documentatie die van toepassing is op het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is: het bestuderen van de noodzakelijke wijzigingen ten gevolge van aanpassingen, het introduceren van wijzigingsaanvragen wanneer deze beheerd worden door een constructeur of een consortium van partners, het voorschrijven van de aanpassingen en het aanmaken van de distributielijst

• Het vastleggen van aankoopaanvragen voor de aankoop van documentatie: analyse van de aanvragen van de eenheden, analyse van de opportuniteiten en de prioriteit en analyse van de beschrijving en de identificatie van de gevraagde documentatie

• Het opvolgen van de verdeling en de reproductie van de documentatie van het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

• Het zich voortdurend bijscholen door het verrichten van zelfstudie, het volgen van opleidingen of het bijwonen van seminaries in verband met het CIS-materieel waarvoor men verantwoordelijk is

 

Als

prospecteur

het uitvoeren van de militaire prospectie van de markt

teneinde

het beste (= naar prijs/kwaliteit en aangepast aan de operationele behoeften) materieel te selecteren

 

Voorbeelden van taken

• Het uitvoeren van de militaire prospectie van de markt

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
materieelbeheerders	mondelinge en schriftelijke vragen	persoonlijk contact, brief email	wekelijks
management	schriftelijke en schriftelijke en mondelinge vragen, dossiers vragen	alle vormen	wekelijks
eenheden - interne organisaties: CCCIS, SMAC , RSCC, MRMP-C, MR-B	mondelinge en schriftelijke adviezen en vragen, dossiers	alle vormen	wekelijks
eenheden - interne organisaties: gebruikers	schriftelijke en mondelinge vragen en adviezen	alle vormen	wekelijks
NAVO-agentschappen of andere NAVO- of Europese landen	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
NAVO-agentschappen of andere NAVO- of Europese landen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
management	mondelinge vragen	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc
andere fed. overh. diensten	schrift/mondel. vragen/advies	vergadering, stuurgroep ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
materieelbeheerders	mondelinge en schriftelijke adviezen en vragen, dossiers	alle vormen	wekelijks
management	mondelinge en schriftelijke adviezen en vragen, dossiers	alle vormen	wekelijks
organisaties/ondernemingen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
NAVO-agentschappen en beheerders andere landen	schriftelijke adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
eenheden - interne organisaties: CCCIS, SMAC, RSCC, MRMP-C,MR-Budget..	schriftelijke en mondelinge vragen en adviezen	vergadering, stuurgroep ...	wekelijks
eenheden-interne organisaties	mondelinge adviezen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke en mondelinge vragen en adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de chef van een ondersectie resources van MR CIS (die wordt door de chef van MR CIS aangestuurd). Per groep van ICT-materiaal is er een ondersectiechef verantwoordelijk (bv. voor de ondersectie netwerken heeft men een materieelbeheerder voor routers, een voor bekabeling, …)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer, het beleid en het gebruik van ICT-middelen die hem/haar zijn toevertrouwd

• verlofplanning van de medewerkers

• controle van de levering van ICT-apparatuur en software

• geven van richtlijnen aan organismen die de systemen onder zijn/haar bevoegdheid gebruiken

• bepaalt zelf de noodzakelijke initiatieven om de performantie en de configuratie van operationele systemen te bepalen

• het geven van richtlijnen aan projectleiders van CCCIS en andere echelons die de CIS van ondersteuning dienen te voorzien of de CIS Cel van de eenheden

• het nemen van correctieve acties die noodzakelijk zijn om de operationaliteit van de systemen te garanderen

• alle acties nemen binnen de toegekende budgettaire limieten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• eigen verlof

• niet aan informatica gerelateerde zaken

• lancering van aankoopprogramma's naar de aankoopdienst en elke beslissing die een financiële weerslag heeft

• wanneer er een overschrijding van de budgettaire voorzieningen vereist is

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

0

 

Eigen werkbudget

0

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Afhankelijk van het soort applicaties of materieel dat men beheert (netwerken, radar- of radiosystemen, applicaties) en het moment (bv. bij nieuwe projecten beheert men een budget gaande van 4 tot 10 miljoen euro)

2. Men is in het kader van dit budget leidend ambtenaar voor een aantal open contracten met fabrikanten

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Interne richtlijnen van de Algemene Directie Material Resources

• wetgeving overheidsopdrachten

• budgettaire richtlijnen

• Technische specificaties afhankelijk van het type materieel waarvoor men verantwoordelijk is

 

Welke vernieuwingen

• Het aanpassen van de onderhoudspolitiek van zijn/haar materieel

• Het wijzigen van de methodes inzake beheer

• Het bepalen van de buitenomloopstelling of het verlengd gebruik van het materieel via updates, ...

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Bestaande richtlijnen

• Eigen ervaring

• Benchmarking

• Nieuwe richtlijnen of reglementering, gewijzigde operationele behoeften, ...

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.