Afdrukken

Adviseur beheer van het buitenlands statutair personeel - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DPO004

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Het leiden, coördineren en superviseren van de dienst belast met het beheer van het statutair personeel van externe loopbanen (van de FOD Buitenlandse Zaken)

teneinde

de werking van de dienst die het geheel van het statutair extern personeel (+~650 personeelsleden) beheert, te verzekeren en verbeteren wat betreft de administratieve en financiële aspecten in ruime zin

 

Het verzekeren van de circulatie van informatie over de statutaire loopbaan van het personeel van externe loopbanen

teneinde

de posten en de medewerkers die in het buitenland werken of in de centrale dienst of burgers van buiten het departement (publiek en buitenlandse ambassades) te informeren

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het verzekeren van de directie van de dienst (22 medewerkers)

teneinde

    het beheer van de dienst te coördineren en te programmeren

 

Voorbeelden van taken
  • het informeren van de medewerkers van de dienst over reglementeringen en procedures
  • het programmeren van de taken naargelang de algemene en gerichte termijnen
  • het invoeren van vernieuwingen in de werking van de dienst, ook op het gebied van informatica
  • het schetsen van de realisatie van de voorziene werkzaamheden (personeelsplannen..)

 

Als
assistent
    het ondersteunen van de directeur van de directie Buitenlands personeel

teneinde

    toe te laten de taken toevertrouwd door de hiërarchie tot een goed einde te brengen

 

Voorbeelden van taken
  • het voorbereiden van synthesenota's en van schriftelijke antwoorden op vragen
  • het zoeken van informatie in de individuele dossiers van de medewerkers
  • het opmaken van voorstellen ter attentie van de hiërarchie
  • diverse adviezen (veranderingen, promoties, opening van posten, enz ...
  • bijstand op het niveau van de voorbereiding van reizen naar het buitenland

 

Als
vertegenwoordiger
    het vertegenwoordigen van de dienst binnen verschillende beslissingsfora (intern en extern)

teneinde

    het standpunt van de FOD inzake buitenlands personeel te verdedigen

 

Voorbeelden van taken
  • deelname aan interne vergaderingen (gemeenschappen en gewesten, enz.)
  • externe ontmoetingen met vertegenwoordigers van andere FOD's (Financiën, Defensie)

 

Als
dossierbeheerder
    het superviseren van het beheer van de individuele dossiers van het personeel

teneinde

    te garanderen dat alle dossiers optimaal behandeld worden

 

Voorbeelden van taken
  • het superviseren van de werking, de toegang en de vernieuwing van de verschillende informaticaprogramma's voor het beheer van individuele dossiers

 

Als
contactpersoon
    als contactpersoon dienen tussen de centrale dienst in Brussel en de posten in het buitenland

teneinde

    te antwoorden op alle vragen van het personeel, de posten, de Belgische en buitenlandse instellingen

 

Voorbeelden van taken
  • antwoorden op de vragen van het personeel over administratieve en financiële aspecten van hun dossier
  • het informeren van de Belgische posten in het buitenland over de reglementering die van kracht is
  • het informeren van het publiek en de buitenlandse ambassades in Brussel over vragen i.v.m. het beleid van het buitenlands personeel (statuut, statistieken,enz.)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

de hiërarchie

reglementering, beslissingen

nota's

voortdurend

de posten in het buitenland

buitenlandse context (levenskost , statistieken...)

verslagen

voortdurend

de medewerkers in het buitenland

info i.v.m. hun dossier

verslagen, brieven

voortdurend

instellingen/andere FOD's

statistieken, studies...

verslagen

gericht

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

de hiërarchie

twee categorieën: algemene thematische informatie, statistieken, voorspellingen, of individuele info

nota's

voortdurend

de posten in het buitenland

instructies

mails

voortdurend

de posten in het buitenland

instructieuitleg

mails

gericht

het personeel in het buitenland of in de centrale administratie

alles ivm administratieve en financiële aspecten van hun functie

per brief, e-mail ...

plaatselijk en vaak

de instellingen en andere FOD's

administratief en financieel regime van het personeel in het buitenland

post, ontmoetingen

gericht

de klanten (individuele of groepen en instellingen zoals buitenlandse ambassades in Brussel)

info over externe loopbanen

post, mails

gericht

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Voorzitter: N, Directeur P&O N-1

Directeur van het Buitenlands Personeel N-2

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • een deel van de administratieve en financiële briefwisseling

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • Deze functie vertoont de bijzonderheid een erg verminderde autonomie te geven, gezien enerzijds de belangrijke proportie van officiële aktes die het personeel aangaan (promoties, veranderingen, financieel regime, enz ... die een handtekening van hogerop nodig hebben (minister of voorzitter van het directiecomité) en anderzijds de interactiviteit van de behandelde vragen met de bevoegdheden van andere directies of diensten (FOD Budget en Beheerscontrole , Directoraat-Generaal Budget...), die coördinatie en handtekening van hogerop vereist.

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • vooral de wetgeving over het statuut van het Rijkspersoneel, maar ook de internationale reglementering (bvb. Conventie van Wenen over diplomatieke en consulaire relaties, ...

 

Welke vernieuwingen
  • eerst en vooral een verbetering van informaticatools (toegang en behandeling van de individuele gegevens), wat leidt tot meer efficiëntie, snelheid en transparantie (vb. problematiek van de uitkeringen van de post)
  • verhoogde bescherming van de persoonlijke gegevens

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • managementplan
  • vorige ervaringen

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.